Inleiding

Via de programmabegroting stelt de gemeenteraad de financiële kaders vast waarbinnen het college en de ambtelijke organisatie de beoogde maatschappelijke effecten dienen te realiseren. Daarbij moet aan de geldende wet- en regelgeving worden voldaan. De middelen moeten rechtmatig en ook doelmatig worden ingezet. Dit is een taak van bestuur en management. Om dit waar te maken moet niet alleen de bedrijfsvoering aantoonbaar op orde zijn, maar moet ook actief worden ingespeeld op inhoudelijke ontwikkelingen en de dynamiek van de omgeving.

Een begrotingsparagraaf Bedrijfsvoering is door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) verplicht gesteld. De toelichting stelt: “Bedrijfsvoering is heden ten dage (…) meer en meer van belang voor het verwezenlijken van de programma’s en in verband daarmee voor een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer en beleid. (…). De bedrijfsvoeringsparagraaf dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering.“

De bedrijfsvoering is van belang voor het verwezenlijken van de begrotingsprogramma’s en voor een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend financieel beheer en beleid. In het bijzonder zijn de volgende elementen van belang:

• planning en control (rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, ontwikkeling van de P&C-cyclus en controle op gemeenschappelijke regelingen);

• organisatieontwikkeling (organisatieperspectief, sturen op kwaliteit, risicomanagement en (personeels-)kosten);

• privacy en informatiebeveiliging.

Vanaf het boekjaar 2023 wordt via de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) aangetoond dat de bedrijfsvoering van de gemeente op orde is. De RMV wordt dan in de jaarrekening opgenomen. Op deze manier legt het college verantwoording af over de naleving van relevante wet- en regelgeving die betrekking hebben op het financiële reilen en zeilen van een gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking was opgenomen in de begroting. Het college was voor 2022 reeds staatsrechtelijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, maar de accountant bracht hierover verslag uit en voerde het gesprek met de gemeenteraad. Over het boekjaar 2023 stelt het college zelf een verantwoording op die opgenomen wordt in de jaarrekening 2023. De accountant geeft een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening en daarmee tevens over de RMV.

1. Planning en Control

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid is een vast onderdeel in de bedrijfsvoering. De rechtmatigheidsaspecten monitoren we door audits en verbijzonderde interne controles (VIC’s). Een VIC behelst een controle op de opzet, bestaan en werking van de interne controle (IC) die medewerkers zelf uitvoeren als onderdeel van hun reguliere werkprocessen. Het doel is het tijdig opsporen en corrigeren van onvolkomenheden in de uitvoering van processen en deze vervolgens te verbeteren. Hierdoor levert de VIC een bijdrage aan de interne beheersing van bedrijfsprocessen en staat ten dienste aan het management en het college. Voor de accountant is de kwaliteit van (V)IC bepalend voor de noodzakelijke breedte en diepgang van de accountantscontrole. De jaarlijkse interim controle van de accountant is veelal gericht op de kwaliteit van de administratieve organisatie (AO) en de (V)IC’s. De gemeenteraad kan voor de jaarrekeningcontrole aandachtspunten meegeven aan de accountant. Deze aandachtspunten worden ook betrokken bij de uitvoering van de VIC’s.

In 2022 zijn er, zoals opgenomen in het Controlplan 2022, 19 VIC's uitgevoerd en afgerond. Gezien de financiële omvang en de mate van risico’s zijn in 2022 VIC's uitgevoerd op de volgende processen: het betaalproces, de salarissen, de spendanalyse (Europese aanbestedingen), de factuurcontrole, grondverkoop en -verwerving, Wmo, omgevingsvergunning, verhuur accommodaties, subsidieverstrekkingen, subsidies van derden, belastingheffing, participatiewet, jeugdwet, balansmutaties, begrotingswijzigingen, memorialen, investeringskredieten en verbonden partijen.

Medio 2022 is gecommuniceerd dat de verplichting van het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording door het college in plaats van de accountant uitgesteld zal worden tot boekjaar 2023. De reden hiervoor is dat de behandeling van het wetsvoorstel lang heeft geduurd. Vanaf boekjaar 2023 zijn gemeenten verplicht zelf een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarstukken. Dat betekent dat het college vooraf moet aangeven hoe we als organisatie in control zijn en blijven. Daar leggen we achteraf verantwoording over af via een verklaring in de jaarstukken. Verschillende verordeningen moeten hiervoor worden aangepast en het gesprek tussen college en raad moeten we hierin ondersteunen. De uitwerking voor de rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van het controlplan 2023.

Doelmatigheid en doeltreffendheid

Op grond van de ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Pijnacker-Nootdorp 2022’ beschikt het college over het instrument van een artikel 213a onderzoek naar "de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen" (doelmatigheid) en "de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald" (doeltreffendheid). Het college bepaalt het onderzoeksonderwerp dat ter kennisname met de raad wordt gedeeld. Voor 2022 stonden er geen doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken gepland.

Continue verbetering P&C-documenten

Middels de P&C-producten koppelen wij de ambities van de gemeente aan financiën en wordt tevens de relatie gelegd tussen de beoogde effecten en de geplande activiteiten. Het is aan de raad om te bepalen welke prestaties op de verschillende beleidsvelden nagestreefd worden. Om inzicht te verschaffen in de effectiviteit maken wij gebruik van effectindicatoren en normen die wij middels beleid en interventies kunnen beïnvloeden. Uiteraard sluiten wij ook aan bij de uniforme en verplichte indeling in taakvelden en de verplichte basisset van beleidsindicatoren uit het BBV. Deze zijn opgenomen in de diverse programma’s en voornamelijk gebaseerd op landelijk beschikbare en gecontroleerde bronnen. In 2021 en 2022 hebben we stappen gezet in doorontwikkeling van monitoring, procesmanagement en risicomanagement. Daarnaast zijn de hoofdlijnen van een nieuwe Contourennota gepresenteerd voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie, waarbij het verbeteren van proces- en risicomanagement een belangrijke ambitie is.

Controle op gemeenschappelijke regelingen

Voorafgaand aan een nieuwe begrotingscyclus sturen de colleges van de voormalige Haaglandengemeenten een brief aan zeven gemeenschappelijke regelingen. De brief bevat een aantal (financiële) kaders en afspraken. Doel is om daarmee meer lijn aan te brengen in de te hanteren financiële kaders voor de nieuwe begroting en meerjarencijfers van de gemeenschappelijke regelingen. De kaderbrief voor de begroting 2022 was de zevende op rij. Inmiddels keert een aantal 'vaste' onderwerpen jaarlijks terug, waaronder aandacht voor de tijdige inzending van stukken, de wijze van omgaan met tekorten of overschotten, het indexeringspercentage en de hoogte van het weerstandsvermogen en -ratio.

2. Organisatieontwikkeling

Organisatieperspectief

Vanaf 2008 wordt er door de directie een contourennota uitgebracht. Feitelijk is dit document te beschouwen als een richtinggevende agenda voor de (door-)ontwikkeling van de organisatie. Naast een beknopte evaluatie van de vorige periode bevat de contourennota een beschrijving van actuele en te verwachten ontwikkelingen. Deze worden vervolgens vertaald in een aantal opgaven die door de betrokkenen uit de organisatie zelf verder worden uitgewerkt. Aan de hand van de contourennota 2016-2020 was onze inzet bij de ontwikkeling van de organisatie de afgelopen jaren gericht op ‘veelzijdige vernieuwing’. Zo hebben we zowel in het sociaal- als in het ruimtelijk domein integrale publieksafdelingen gevormd, zijn we meer data-gedreven gaan werken, hebben we netwerkcompetenties verder ontwikkeld en zijn flinke stappen gezet in onze (digitale) dienstverlening, informatievoorziening en informatieveiligheid.

Hoewel de ambities uit de contourennota 2016-2020 niet aan actualiteitswaarde hebben ingeboet, zijn in 2022 de hoofdlijnen van een nieuwe contourennota gepresenteerd om een volgende, meer intensieve stap te zetten. Hoogdynamische transities en andere complexe vraagstukken stellen nieuwe eisen aan bestuur, organisatie en medewerkers om effectief te opereren. Sleutelbegrippen daarin zijn wendbaarheid, participatie, ketensamenwerking, risicobewustzijn en regievoering. De decentralisaties hebben geleid tot extra risico’s, zowel inhoudelijk als financieel, en doen een stevig beroep op ordening van werkprocessen, multidisciplinaire samenwerking, adequate sturingsinformatie (data) en risicomanagement. Corona heeft daarnaast stevige impact op de organisatie: het hybride werken is versneld ingevoerd, maar Corona heeft ook geleid tot hogere werkdruk en het onder druk komen te staan van onderlinge samenwerking in complexe dossiers en dienstverlening aan onze klanten. Deze effecten worden versterkt door vele vacatures als gevolg van krapte op de arbeidsmarkt.

De hoofdlijnen van de contourennota worden de komende tijd verder uitgewerkt waarbij we sneller en effectiever willen inspelen op transitievraagstukken en complexe maatschappelijke problemen. We hebben daarbij systematische aandacht voor functies die ‘doorontwikkeling’ van de organisatie versterken, zoals procesmanagement, kwaliteitszorg, data-analyse, risico-management en control. We gaan uit van eenduidige aansturing van teams vanuit een heldere (domein) visie en versterking van samenwerking tussen teams met aan elkaar verwante opdrachten. We streven naar vermindering van organisatorische kwetsbaarheid en meer ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers.

Sturen op kwaliteit

Kwaliteit staat voor de mate waarin onze organisatie voldoet aan de eisen en verwachtingen van inwoners, organisaties, bedrijven en andere betrokkenen. Systematische kwaliteitszorg is onderdeel van onze bedrijfsvoering. Een belangrijk aspect van kwaliteit, en één van onze kernwaarden, is conti nu verbeteren. Via een cyclus van Plan, Do, Check, Act (PDCA) onderzoeken we op verschillende terreinen in hoeverre we voldoen aan de eisen, verwachtingen en behoeft en van klanten en belanghebbenden. Die informatie wordt gebruikt om bij te sturen en verder te vernieuwen. Zo komen we steeds verder ‘in control’. Speciale aandacht gaat uit naar procesmanagement. We optimaliseren werkprocessen en leggen deze uniform vast zodat deze accuraat zijn en voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Via de eerder genoemde audits, VIC’s en 213a- onderzoeken wordt beoordeeld of in overeenstemming met de eisen is gehandeld. Ook deze cyclus draagt bij aan ons zelflerend en zelfcorrigerend vermogen en daarmee aan de RMV.

Sturen op een organisatie die continu verbetert en vernieuwt

Om adequaat in te spelen op de netwerksamenleving en -samenwerking, nieuwe taken, aanpassing van wet- en regelgeving, veranderde eisen van inwoners en ondernemers en andere ontwikkelingen is maximale wendbaarheid, flexibiliteit en mobiliteit nodig. In het programma 'Hybride werken' staat plaats- en tijdsonafhankelijk werken centraal staat. Binnen 'Hybride werken' draait het onder andere om het faciliteren van thuiswerken, om het gebruik van kantoor, om werkwijzen en randvoorwaarden voor (digitaal) overleggen, ontmoeten en participeren en om bijbehorende competenties voor management en medewerkers. De aandacht verschuift daarbij naar het optimaal gebruik maken van de aangereikte middelen en naar de bredere gedragscomponent.

In ons streven naar een evenwichtige personeelsopbouw werven wij op functies waar dat qua gevraagde kennis en ervaring mogelijk is, gericht op jonge professionals. In plaats van de regeling Generatiepact was in 2022 de RVU (Regeling Vervroegd Uittreden) van kracht, op grond waarvan medewerkers met een door de organisatie toegekende compensatie eerder uit dienst kunnen gaan.

Sturen op risico’s

Om de risico’s van de gemeente Pijnacker-Nootdorp in kaart te brengen is per afdeling op systematische wijze een risicoprofiel opgesteld. Met behulp van risico-soft ware wordt dit risicoprofiel tweemaal per jaar geactualiseerd en opgenomen in de begroting en jaarrekening. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt hierbij de relatie gelegd tussen de verwachte risico’s en de beschikbare weerstandscapaciteit. Ook in 2022 is actief en gericht gestuurd op risicobeheersing bij de grondexploitaties, de decentralisatiebudgetten (in het bijzonder voor de jeugdhulp) en inkoop. De basis hiervoor is het vastgestelde overkoepelende risicobeleid (2020) dat verankerd wordt in de hele organisatie via enkele ontwikkelsporen. Deze omvatten onder andere risicostrategie en -analyse, monitoring en informatievoorziening, maar ook risicocultuur en -bewustzijn. Vanuit het BBV is met ingang van de begroting 2016 een aantal financiële kengetallen verplicht gesteld. Deze kengetallen geven onder andere inzicht in de mate waarin we over voldoende financiële ruimte beschikken om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken en maken het daarmee mogelijk om te sturen op financiële risico’s.

Sturen op efficiency

Voor het realiseren van onze ambities is een efficiënte en effectieve organisatie nodig. De relatieve omvang van onze organisatie, afgezet tegen het aantal inwoners, daalde enige jaren: van 9,2 formatieplaatsen per 1.000 inwoners in 2003 naar 5,6 in 2016. Deze daling was te verklaren uit de combinatie van een toename van het aantal inwoners, het verbeteren van werkprocessen, bezuinigingen (met name na 2011) en andere efficiencymaatregelen. In 2019 bedroeg dit 6,41 formatieplaatsen per 1.000 inwoners. De afgelopen jaren stijgt de formatie door ontwikkelingen in de woningbouw en de taken binnen het sociaal domein.

In 2022 is de vaste formatie toegenomen van 383,6 fte per 31 december 2021 tot 403,6 per 31 december 2022. In 2022 hebben 70 medewerkers (62,72 fte) de gemeente verlaten en zijn 77 nieuwe medewerkers (69,06 FTE) ingestroomd.

Met een formatie van 7,12 Fte per 1.000 inwoners zit de gemeente onder het landelijk gemiddelde van 7,9 fte per 1000 inwoners (2022). De bezetting bedroeg per 31 december 2022 376 fte. Dit betekent per saldo dat 27,6 fte vacatureruimte openstond op 31 december 2022.

Het percentage externe inhuur in onze organisatie was eind 2022 19,17% van de totale loonsom, een stijging ten opzichte van 2021 (12,08%). Deze kosten zijn voornamelijk te verklaren door een aantal crises, zoals de kinderopvangaffaire, Oekraïne, Energietoeslag en corona. Voor de uitvoering van de meeste van deze crises is weliswaar extern ingehuurd, maar is ook een specifieke uitkering vanuit het Rijk beschikbaar. Daarnaast noodzaakt de steeds krapper worden arbeidsmarkt tot inhuur, die grotendeels gedekt wordt uit vrijvallende vacaturegelden.

Sturen op gezondheid

De gemeente als werkgever richt zich met gezondheidsmanagement op:

• gezondheid: we stimuleren gezond gedrag van onze medewerkers door onder andere het aanbieden van gezonde voeding in het bedrijfsrestaurant, voorlichting en het persoonlijk gezondheidsbudget;

• werk en werkomstandigheden: wij inventariseren en evalueren werkomstandigheden, houden werkplekonderzoeken en verzorgen weerbaarheidstrainingen in het kader van agressie en geweld. Regelmatig vinden organisatorische, ergonomische of technische verbeteringen plaats om (werk-) overbelasting terug te dringen;

• inzetbaarheid en re-integratie: wij hanteren een proactieve verzuimaanpak, gericht op gezondheid in plaats van ziekte en bieden laagdrempelige toegang tot arbeidskundige en arbotechnische zorg. Streven is om risico's vroegtijdig te herkennen en uitval te voorkomen;

• COVID-19: wij gaan uit van het scenario van een geleidelijke op- en doorstart. Zolang als nodig zorgen wij voor aangepaste werkplekken, extra hygiënische maatregelen en werken wij thuis wanneer dit mogelijk en noodzakelijk is.

In 2022 bedroeg het ziekteverzuimpercentage 7,02 % een stijging ten opzichte van 2021 (5,28%). Deze stijging past binnen het landelijk beeld en wordt over het algemeen toegeschreven aan de (nasleep van de) coronapandemie, zoals stress en vermoeidheid en het opdoen van griep en verkoudheid doordat men elkaar zonder restricties weer kan ontmoeten op de werkvloer. De exacte oorzaak voor de stijging binnen de ambtelijke organisatie zal verder worden geanalyseerd en uitgewerkt in het Sociaal Jaarverslag.

Eind 2022 is deelgenomen aan een regionale aanbesteding van de arbodienstverlening. Vanaf 2023 zal weer gewerkt worden met een gecertificeerde arbodienst (vangnetregeling) in plaats van verschillende samenwerkingspartners (maatwerkregeling).

Sturen op kostenverdeling intern product en kostendekkendheid

Voor de kostprijsberekening en de berekening van kostendekkendheid van tarieven en leges wordt een bedrag voor intern product per productief uur berekend. Conform de nota Kostenverdeling 2012 wordt in de begroting een tarief per afdeling vastgesteld. Het totaal aan begrote kosten van het interne product wordt gedeeld door het aantal toegerekende productieve uren aan de externe producten (exploitatie), investeringen, voorzieningen en grondexploitaties. Ten behoeve van de bepaling van de kostendekkendheid diende het afdelingstarief het afgelopen jaar te worden verhoogd met de overhead van €38,85 per uur.

Afdelingstarieven (exclusief overhead)

3. Privacy en informatieveiligheid

We zijn in onze organisatie steeds afhankelijker van de beschikbaarheid van betrouwbare informatie. Een steeds verdere digitalisering van de overheid stelt eisen aan de bescherming van gegevens in het algemeen en persoonsgegevens in het bijzonder. Bij veel van die informatie past vertrouwelijkheid met het oog op zorgvuldige besluitvorming en/of bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt de wettelijke kaders voor het verwerken van persoonsgegevens waaraan organisaties moeten voldoen om een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. De AVG eist dat organisaties aantonen dat de juiste technische en organisatorische maatregelen worden getroffen opdat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen gewaarborgd blijft. Hiertoe zijn de uitgangspunten van de gemeente vastgelegd in en wordt uitvoering gegeven aan het privacybeleid en het informatiebeveiligingsbeleid. Het gaat onder andere om:

• het bijhouden van een accuraat verwerkingsregister;

• passende informatiebeveiliging;

• het uitvoeren van risicoanalyses;

• het toepassen van het privacy by design/default-principe;

• de meldplicht datalekken;

• bewustwording van privacy bij werknemers.

In ons informatiebeveiligingsbeleid wordt gewerkt naar de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Verder sluiten wij aan bij de gemeenschappelijke ontwikkeling van het informatiebeveiligingsbeleid door de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) en de richtlijnen opgesteld door de IBD en het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC). Wij hanteren het uitgangspunt dat het management risico-gebaseerd stuurt op het gebied van informatieveiligheid. Het gaat onder andere om:

• uitvoering geven aan ons informatieveiligheidsbeleid;

• het verder implementeren en uitvoeren van het Informatie Security Management Systeem (ISM) waarmee informatie wordt verzameld ten behoeve van verplichte audits;

• het uitvoeren van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) voor de verticale verantwoording aan de Rijksoverheid.