In juli 2016 is de Notitie overhead gepubliceerd, als onderdeel van diverse wijzigingen van het 'Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten' (BBV). De uitgangspunten uit dit document zijn bedoeld om een beter inzicht in de overhead te bieden en daarmee de interne sturing alsmede de vergelijkbaarheid tussen gemeenten te bevorderen.

De definitie van overhead is als volgt geformuleerd: het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Zodoende dienen baten en lasten van overhead niet meer onder de afzonderlijke beleidsprogramma’s geregistreerd te worden maar apart en ook afzonderlijk vermeld te worden in het overzicht van lasten en baten. De begroting en verantwoording winnen hierdoor aan transparantie.

De gemeente Pijnacker-Nootdorp verdeelt de kosten van overhead, in navolging van de Notitie overhead, in 11 categorieën:

• Leidinggevenden primair proces

• Financien, toezicht en controle

• Personeel en Organisatie (P&O)

• Inkoop

• Interne en externe communicatie

• Juridische zaken

• Bestuurszaken en bestuursondersteuning

• Informatievoorziening en automatisering

• Facilitaire zaken en Huisvesting

• Documentaire informatievoorziening (DIV)

• Managementondersteuning primair proces

De totale overhead van € 15,5 miljoen wordt op basis van daadwerkelijk geschreven productieve uren verdeeld over de investeringen, voorzieningen en de grondexploitaties. Het restant wordt ten laste van het taakveld overhead gebracht en voor 2022 bedraagt dat per saldo € 13,757 miljoen. Ten opzichte van het begrote budget van € 14,385 miljoen is de realisatie € 0,628 miljoen lager. Een groot deel wordt veroorzaakt door lagere uitgaven € 815.000. Voorbeelden van lagere kosten zijn: automatisering € 351.000, vorming en opleiding € 68.000, catering € 61.000 en organisatie-ontwikkeling € 24.000. Daarnaast is een hoger deel overhead doorbelast aan de grondexploitaties en investeringen.