Inleiding

Via de programmabegroting stelt de gemeenteraad de financiële kaders vast waarbinnen het college en de ambtelijke organisatie de beoogde maatschappelijke effecten dienen te realiseren. Daarbij moet aan de geldende wet- en regelgeving worden voldaan. De middelen moeten rechtmatig en ook doelmatig worden ingezet. Dit is een taak van bestuur en management. Om dit waar te maken moet niet alleen de bedrijfsvoering aantoonbaar op orde zijn, maar moet ook actief worden ingespeeld op inhoudelijke ontwikkelingen en de dynamiek van de omgeving.

Een begrotingsparagraaf Bedrijfsvoering is door het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) verplicht gesteld. De bedrijfsvoeringsparagraaf dient ten minste inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. De bedrijfsvoering is van belang voor het verwezenlijken van de begrotingsprogramma’s en voor een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend financieel beheer en beleid. In het bijzonder zijn de volgende elementen van belang:

1. Stand van zaken bedrijfsvoering (sturen op kwaliteit; risicomanagement en personeelskosten);

2. Planning en control (rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, ontwikkeling van de P&C-cyclus en controle op gemeenschappelijke regelingen);

3. Privacy en informatiebeveiliging;

4. Organisatieontwikkeling (organisatieperspectief, sturen op kwaliteit, risicomanagement en (personeels-)kosten);

1. Stand van zaken bedrijfsvoering

Voor de korte termijn sturen wij bewust op de volgende onderwerpen in onze bedrijfsvoering. In punt 4 'Organisatieontwikkeling' lichten wij de stand van zaken van de organisatieontwikkeling en de ontwikkelingen op het gebied van de gemeentelijke huisvesting toe.

Sturen op kwaliteit

Kwaliteit staat voor de mate waarin onze organisatie voldoet aan de eisen en verwachtingen van inwoners, organisaties, bedrijven en andere betrokkenen. Systematische kwaliteitszorg is onderdeel van onze bedrijfsvoering. Een belangrijk aspect van kwaliteit en één van onze kernwaarden, is continu verbeteren. Via een cyclus van Plan, Do, Check, Act (PDCA) onderzoeken we op verschillende terreinen in hoeverre we voldoen aan de eisen, verwachtingen en behoeften van klanten en belanghebbenden. Die informatie wordt gebruikt om bij te sturen en verder te vernieuwen. Zo komen we steeds verder ‘in control’.

Sturen op risico’s

Om de risico’s van de gemeente Pijnacker-Nootdorp in kaart te brengen is per afdeling op systematische wijze een risicoprofiel opgesteld. Met behulp van risico-software wordt dit risicoprofiel tweemaal per jaar geactualiseerd en opgenomen in de begroting en jaarrekening. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt hierbij de relatie gelegd tussen de verwachte risico’s en de beschikbare weerstandscapaciteit.  Vanuit het BBV is een aantal financiële kengetallen verplicht gesteld. Deze kengetallen geven onder andere inzicht in de mate waarin we over voldoende financiële ruimte beschikken om structurele en incidentele lasten te kunnen dekken en maken het daarmee mogelijk om te sturen op financiële risico’s.

Sturen op efficiency

In 2025 bedraagt de formatie 461,59 fte. Uitgaande van een inwonertal van 58.126 inwoners (peildatum 1 januari 2025) komt dit neer op 7,94 fte per 1.000 inwoners. De bezetting bedraagt in 2025 456 fte, wat overeenkomt met 7,85 fte per 1.000 inwoners.

De stijging ten opzichte van voorgaande jaren is het gevolg van de uitvoering van extra taken, met name op het gebied van woningbouw, het sociaal domein en de invoering van de Omgevingswet. Daarnaast is sprake van het structureel invullen van eerder bestaande capaciteitstekorten. Het beperkte verschil tussen formatie en bezetting laat zien dat vacatures in 2025 grotendeels succesvol zijn ingevuld en dat wordt gestuurd op een doelmatige inzet van personele capaciteit.

Het saldo van de personeelskosten 2025 (vast en inhuur) bedraagt - € 0,7 miljoen als resultaat van de personeels-gerelateerde kostensoorten (1.1 en 3.0). In de Najaarsnota is er een voorschot op het verwachte overschot genomen van €1 miljoen. Van het verschil a €0,3 miljoen wordt in de besluitvorming voorgesteld hiervan de helft aan de bestemmingsreserve Bedrijfsvoering toe te voegen.

In 2025 is het percentage externe inhuur nagenoeg gelijk gebleven ten opzichte van 2024 (19,3%) naar 19%.
Richting 2025 neemt de noodzaak tot externe inhuur af doordat een deel van crisisgerelateerde werkzaamheden is afgebouwd en structurele capaciteit is ingevuld. Daarnaast leidt de succesvolle invulling van vacatures tot een lagere afhankelijkheid van externe inhuur. Waar externe inhuur nog noodzakelijk is vanwege de krapte op de arbeidsmarkt, worden de kosten grotendeels gedekt uit vrijvallende vacaturegelden.

Sturen op gezondheid

• Gezondheidsmanagement: we stimuleren gezond gedrag van onze medewerkers door onder andere het aanbieden van gezonde voeding in het bedrijfsrestaurant, het geven van voorlichting en het persoonlijk gezondheidsbudget. In 2025 zijn we de samenwerking gestart met een nieuwe arbodienstverlener, steviger gericht op vroeg signalering en preventie van verzuim. De leidinggevenden hebben kennisgemaakt met de arbodienst middels een workshop met een uitleg over deze werkwijze.

• Werk en werkomstandigheden: In 2025 zijn de werkomstandigheden systematisch geïnventariseerd en geëvalueerd. In dit kader zijn werkplekonderzoeken uitgevoerd en zijn weerbaarheidstrainingen verzorgd ter voorkoming en beperking van agressie en geweld. Daarnaast hebben gedurende het jaar organisatorische, ergonomische en technische verbeteringen plaatsgevonden met als doel (werk)overbelasting te beperken en duurzame inzetbaarheid te bevorderen.

• Inzetbaarheid en re-integratie: In 2025 is uitvoering gegeven aan een proactieve verzuimaanpak, gericht op het bevorderen van gezondheid en duurzame inzetbaarheid en het voorkomen van verzuim. Hierbij is ingezet op een laagdrempelige toegang tot arbeidskundige en arbotechnische ondersteuning, met als doel risico’s vroegtijdig te signaleren en uitval te beperken.

• Aandacht voor het verzuim: In 2025 bedroeg het ziekteverzuimpercentage 6,42%, tegenover 6,1% in 2024. Deze stijging onderstreepte het belang van blijvende aandacht voor verzuimbeheersing, preventieve maatregelen en het bevorderen van duurzame inzetbaarheid van medewerkers.

In 2025 is het plan van aanpak, horende bij de in 2024 uitgevoerde Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) vastgesteld, waarin passende preventieve en corrigerende maatregelen zijn opgenomen. De uitvoering van dit plan is in 2025 gestart.

De organisatiebrede resultaten van het MTO zijn in 2025 betrokken bij het organisatieontwikkelingstraject. Hierbij is ingezet op het verminderen van werkdruk, het verbeteren van communicatie en leiderschap en het versterken van de sociale veiligheid. Teamleiders hebben samen met hun teams de specifieke uitkomsten besproken en vertaald naar concrete verbeteracties binnen de reguliere aansturing.

In 2025 is gestart met de inzet van een nieuwe arbodienst. Hiermee is invulling gegeven aan een verdere professionalisering van de begeleiding bij verzuim en re-integratie, in lijn met de verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet en de Wet verbetering poortwachter. De ontwikkeling hangt mede samen met signalen uit het in 2024 uitgevoerde Medewerkerstevredenheidsonderzoek. Hieruit bleek dat een aanzienlijk deel van de medewerkers regelmatig werkdruk en tijdsdruk ervoer. Deze signalen zijn in 2025 betrokken bij de inzet op preventie, verzuimbegeleiding en het verder versterken van gezonde en duurzame arbeidsomstandigheden.

2. Planning en Control

Rechtmatigheid
Het college van B &W is verantwoordelijk voor het oordeel over de (financiële) rechtmatigheid van het gemeentelijk handelen; de accountant toetst de getrouwheid van deze verantwoording als onderdeel van de jaarrekening. Per 1 januari 2025 zijn wijzigingen in het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) van kracht geworden. Deze wijzigingen zijn verwerkt in de financiële verordening 2025 en de controleverordening 2025. De rechtmatigheidsverantwoording vormt hiermee een vast en integraal onderdeel van de jaarrekening.

Rechtmatigheid is een structureel onderdeel van de bedrijfsvoering en wordt gemonitord via audits en verbijzonderde interne controles op onder meer subsidies, aanbestedingen, misbruik en oneigenlijk gebruik en begrotingsdiscipline. Deze controles zijn gericht op het tijdig signaleren en corrigeren van onvolkomenheden en het verbeteren van processen. De accountant heeft eind 2025 de interimcontrole uitgevoerd en de bevindingen vastgelegd in de Managementletter 2025. De uitkomsten van de (verbijzonderde) interne controles en de accountantscontrole zijn benut om de interne beheersing en administratieve organisatie verder te versterken en verbetermaatregelen te ontwikkelen. Een nadere toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen onder 5. Rechtmatigheidsverantwoording.

Doelmatigheid en doeltreffendheid
Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet kan het college periodiek onderzoeken uitvoeren naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Het college bepaalt jaarlijks bij het vaststellen van het controlplan of en welk onderzoek wordt uitgevoerd. Het controlplan wordt besproken met de auditcommissie en ter kennisname gedeeld met de raad. De opvolging van aanbevelingen uit onderzoeken wordt bewaakt via bestuurs- en managementrapportages. In 2025 is geen artikel 213a-onderzoek uitgevoerd. In de auditcommissie is het belang van evaluatie van beleid en uitvoering besproken en is aangegeven dat het instrument van artikel 213a beschikbaar blijft en op de agenda staat. Hiermee is een basis gelegd om dit instrument in de komende jaren weer nadrukkelijker in te zetten als onderdeel van de sturing op doelmatigheid en doeltreffendheid.

Continue verbetering P&C-producten
Via de P&C-producten worden de ambities van de gemeente gekoppeld aan financiën en wordt inzicht geboden in de relatie tussen beoogde effecten en geplande activiteiten. Het is aan de gemeenteraad om de te leveren prestaties vast te stellen. Voor het volgen van de effectiviteit wordt gewerkt met effectindicatoren en normen die aansluiten bij de uniforme taakvelden en de verplichte basisset beleidsindicatoren uit het BBV, gebaseerd op landelijk beschikbare en gecontroleerde bronnen.

In 2024 is de financiële verordening vernieuwd, waarbij zoveel mogelijk is aangesloten bij de modelverordening van de VNG. In 2025 zijn door vaststelling van de Financiële verordening 2025 en wijziging van de nota Waardering en afschrijving 2021 aanvullende aanpassingen doorgevoerd naar aanleiding van gewijzigde wet- en regelgeving en praktijkervaringen. Dit betreft onder meer wijzigingen in terminologie (zoals investeringskredieten naar investeringsbudgetten) en de berekening van voorzieningen voor oninbare debiteuren. In het verlengde hiervan zijn in 2025 de P&C-cyclus en de P&C-producten opnieuw tegen het licht gehouden om verdere verbeteringen in proces en kwaliteit te realiseren. Met het oog op verdere professionalisering is eind 2025 een regisseur Planning & Control geworven, die vanaf 2026 de doorontwikkeling van het proces en de P&C-producten zal begeleiden en implementeren.

Controle op gemeenschappelijke regelingen

Voorafgaand aan een nieuwe begrotingscyclus sturen de colleges van de voormalige Haaglandengemeenten een brief aan de gemeenschappelijke regelingen. De brief bevat een aantal (financiële) kaders en afspraken. Doel is om daarmee meer lijn aan te brengen in de te hanteren financiële kaders voor de nieuwe begroting en meerjarencijfers van de gemeenschappelijke regelingen. De kaderbrief gaat vooral over de begroting T+1 en daarbij keert een aantal 'vaste' onderwerpen jaarlijks terug zoals het indexeringspercentage en de hoogte van het weerstandsvermogen en -ratio. Voor gemeenteraden vormt de kaderbrief een basis voor de inhoud van de jaarlijkse zienswijze. Uiteraard blijft hierbij de mogelijkheid bestaan voor iedere gemeente om specifieke aandachtspunten mee te geven (zie de Paragraaf Verbonden Partijen voor meer informatie over specifieke gemeenschappelijke regelingen).

3. Privacy en informatieveiligheid

3.1 Privacy

In 2025 is een begin gemaakt met het actualiseren van het overzicht van verwerkingen van persoonsgegevens in de organisatie, het zogeheten “Register van de verwerkingsactiviteiten" (art. 30 AVG). Daarnaast is een begin gemaakt met het uitvoeren van de op grond van de AVG verplichte risicobeoordelingen met betrekking tot verwerkingen van persoonsgegevens die “waarschijnlijk een hoog risico inhouden voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen” (artikel 35 AVG). Beide activiteiten dragen bij aan de essentie van de AVG, te weten het op basis van kennis over risico’s treffen van maatregelen om die risico’s te mitigeren. Via de wekelijkse vraag van “Sir Askalot” worden medewerkers getest op – basale – kennis van eisen en principes met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens en van het informatiebeveiligingsbeleid.

3.2 Informatieveiligheid

Ons informatiebeveiligingsbeleid is eind 2025 aangepast van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid 2 (BIO2) en de bijna nieuwe Cyberbeveiligingswet (Cbw). Verder sluiten wij aan bij de gemeenschappelijke ontwikkeling van het informatiebeveiligingsbeleid door de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) en de richtlijnen opgesteld door de IBD en het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC). Wij hanteren het uitgangspunt dat het management risico-gebaseerd stuurt op het gebied van informatieveiligheid. Het gaat onder andere om:

• Het uitvoeren van ons informatieveiligheidsbeleid;

• het uitvoeren van het Informatie Security Management Systeem (ISMS) voor een systematische aanpak die de gemeente ondersteund bij het identificeren, beheren en verminderen van informatiebeveiligingsrisico’s;

• het uitvoeren van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) voor de verticale verantwoording aan de Rijksoverheid.

4. Organisatieontwikkeling

Vanaf 1 januari 2025 is de organisatie ingericht volgens een domeinstructuur met drie domeinen: Samenleving, Fysieke leefomgeving en Bedrijfsvoering en Dienstverlening. Ook stelden we een ontwikkelagenda op voor de periode 2024 tot en met 2028. In 2025 zijn we verder aan de slag gegaan met het organisatieontwikkeltraject.

Medio 2025 is het programmaplan organisatieontwikkeling vastgesteld. Hierin staan tien concrete programma-inspanningen voor 2025 en 2026 beschreven. In september is de nieuwe visie op dienstverlening vastgesteld die richting geeft aan onze ambities voor de komende jaren. Er is een overzicht gemaakt van alle werkprocessen binnen de gemeente. Door deze vast te leggen, zorgen we voor efficiency en behoud van kennis. Daarnaast hebben we geïnvesteerd in het verder versterken van de politiek ambtelijke samenwerking, door het organiseren van trainingen Politiek bestuurlijk sensitiviteit en Heldere adviezen schrijven. Dit draagt bij aan meer begrip voor elkaars rollen en verantwoordelijkheden en groeien in advisering en klantgerichte communicatie. Ook is een start gemaakt met het ontwikkelen van een strategisch HR-kader, met als doel de organisatie toekomstbestendig te maken.

In 2025 is gestart met een organisatieontwikkeltraject, om ervoor te zorgen dat wij als organisatie toekomstbestendig worden. In onze organisatievisie is benoemd dat sprake is van een ontwikkelachterstand, waarbij gaandeweg is gebleken dat vooral op de bedrijfsvoeringsonderdelen investering nodig is. Met de inzet van herstelplannen, die hebben geleid tot de invulling van diverse urgentie functies onder andere voor financiën, HRM en facilitaire dienstverlening, is een belangrijke stap gezet om deze achterstand in te lopen en de basis op orde te brengen. Het tijdelijke karakter van een deel van de urgente functies levert(nog) geen structurele oplossing. Dat leidt tot afweging en keuzes over de borging van deze functies in de komende jaren.

In 2025 zijn enkele noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden aan het gemeentekantoor verricht, zoals het opnieuw schilderen van de trappenhuizen en het bekleden van de trappen. Hiernaast zijn er diverse aanbestedingen opgestart zoals voor de toegangscontrolesystemen en de aanschaf van nieuw meubilair voor de raadszaal en het bedrijfsrestaurant. Er is gestart met het opstellen van een visie op huisvesting, waar een meerjarenonderhoudsplan en een realistische meerjarige begroting voor Facilitaire Zaken onderdeel van uitmaken.

5. Interne dienstverlening

De interne dienstverlening wordt uitgevoerd door het domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening. Een goed functionerende en toekomstbestendige interne organisatie is een randvoorwaarde voor hoogwaardige dienstverlening aan inwoners en ondernemers. Het is daarom van belang dat interne processen efficiënt, betrouwbaar en robuust zijn ingericht. In 2025 is geïnvesteerd in applicaties, hardware en kantoorautomatisering. Deze investeringen dragen bij aan het verbeteren van de kwaliteit, toegankelijkheid en continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening. Daarnaast is gewerkt aan de ontwikkeling van een visie op de gemeentelijke huisvesting, inclusief een bijbehorend plan van aanpak. Deze trajecten lopen door en ondersteunen de verdere professionalisering van de organisatie. In 2025 zijn er aanhoudende problemen ontstaan in het gebruik van ons HR-systeem. Deze problemen zorgen ervoor dat de continuïteit van onze bedrijfsvoering en dienstverlening onder druk komt te staan. Om deze reden zijn we voornemens het contract met de huidige softwareleverancier te ontbinden, zodat er gewerkt kan worden aan een duurzame contracttering van een nieuwe softwareleverancier per 1 januari 2027.

De ingezette ontwikkelingen dragen bij aan een toekomstbestendige bestuurlijke en ambtelijke organisatie. De financiële verantwoording van de hiervoor ingezette investeringsbudgetten is opgenomen in programma 9.

6. Rechtmatigheidsverantwoording 2025

Op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en de Financiële verordening 2025 legt het college via een verplicht model verantwoording af in de jaarrekening (zie hoofdstuk Rechtmatigheidsverantwoording in de Jaarrekening 2025). Alle rechtmatigheidsafwijkingen boven de verantwoordingsgrens worden in deze verantwoording kort en bondig benoemd. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt een nadere toelichting gegeven ten aanzien van onderwerpen die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven. De nadere toelichting ziet toe op alle afwijkingen, zowel fouten als onduidelijkheden, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen. De toelichting op de afwijkingen bestaat uit een beschrijving van de geconstateerde afwijking, een toelichting op de oorzaak van de afwijking en de vermelding van de actie die wordt ondernomen om afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

De door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording, is bepaald op 2% van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves. Het grensbedrag is daarmee gesteld op € 3.592.600. Naast een verplichte toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering op de afwijkingen boven de vastgestelde verantwoordingsgrens is bepaald dat een nadere toelichting wordt gegeven op alle afwijkingen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden. De door de raad vastgestelde rapportagegrens is bepaald op € 100.000,- per afwijking.

In de jaarrekening legt het college verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Drie rechtmatigheidscriteria hebben geen relatie met getrouwheidsaspecten; deze criteria komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheids-verantwoording in de jaarrekening. Omdat de eerste zes criteria worden afgedekt door het getrouwe beeld hoeven deze niet afzonderlijk vermeld te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Vanzelfsprekend maken deze eerste zes criteria wel onderdeel uit van de reguliere jaarrekeningcontrole. De accountant toetst de getrouwe weergave van de afwijkingen inzake rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit een drietal criteria, te weten het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium, welke expliciet tot uitdrukking komen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Begrotingscriterium

Binnen de rechtmatigheidsverantwoording is het begrotingscriterium een belangrijk toetsingskader. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de bijbehorende programma’s. Van een begrotingsonrechtmatigheid is sprake wanneer:

1. De lasten of investeringsbudgetten bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten worden overschreden;

2. Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves niet door de raad zijn vastgesteld;

3. De begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast bij afwijkingen in lasten, investeringen of baten.

Volgens de Gemeentewet moet een begrotingswijziging in hetzelfde jaar door de raad worden vastgesteld; gebeurt dit niet, dan zijn bestedingen formeel onrechtmatig. Hoewel elke afwijking van de begroting strikt genomen onrechtmatig is, worden overschrijdingen die binnen het door de raad vastgestelde beleidskader vallen niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. In de jaarrekening wordt namelijk al verklaard welke afwijkingen binnen dat kader passen. De rechtmatigheidsverantwoording biedt wel op totaalniveau inzicht in alle (on)rechtmatige afwijkingen per programma.

Conform de Financiële verordening 2025 Pijnacker-Nootdorp autoriseert de raad de begroting op programmaniveau. Begrotingsonrechtmatigheden die binnen dit raadsbeleid blijven, worden (hoewel onrechtmatig) als acceptabel beschouwd. De verantwoordingsgrens bepaalt of ze in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• Begrotingsafwijkingen zijnde overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen lasten en baten zijn niet onrechtmatig indien deze tijdig zijn gemeld aan de raad. Het melden van deze afwijkingen zijn tijdig, in ieder geval uiterlijk bij vaststelling van de conceptjaarrekening door het college, schriftelijk gemeld aan de raad.

• Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde investeringsbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het investeringsbudget, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

Bevindingen

Voor wat betreft de begrotingsonrechtmatigheid wordt er een onderscheid gemaakt tussen afwijkingen die als acceptabel worden beschouwd en die door de vaststelling van de jaarrekening worden gecorrigeerd (nummer 4 in onderstaande tabel) en afwijkingen die als onrechtmatig worden beschouwd die niet corrigeerbaar zijn. Het totaal aan niet corrigeerbare onrechtmatigheden is van belang om te bepalen of wij boven of onder de verantwoordingsgrens blijven.

Bij programma 7 is sprake van een open-einde regeling. De overschrijding is op basis van de financiële verordening acceptabel. Echter zien wij ruimte voor verbetering in de tussentijdse bijsturing.

Voorwaardencriterium

Het voorwaardecriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden zijn afkomstig uit de regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het niet naleven van deze voorwaarden kan ook van invloed zijn op het getrouwe beeld van de jaarrekening. Deze bevindingen maken dan geen onderdeel uit van de rechtmatigheidsverantwoording maar vallen onder de reikwijdte van de accountantscontrole (gericht op de getrouwheid van de jaarrekening).

Overschrijding Europese aanbestedingsnormen:

De overschrijdingen op de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn nooit volledig te voorkomen. Om het risico op overschrijding van de Europese aanbestedingsnormen zoveel mogelijk te beheersen, zijn diverse maatregelen ingericht. Het betreft onder andere aangescherpte inkoopprocedures, een contractbeheersysteem waarin contracten worden vastgelegd en een aanbestedingskalender die het mogelijk maakt om vooruit te kijken en te anticiperen op grote inkopen boven de Europese aanbestedingsdrempels.

Er zijn 301 dossiers opgenomen in de scope van de (spend)analyse en getoetst. Van deze dossiers zijn er acht dossiers onrechtmatig bevonden ten opzichte van de Europese aanbestedingsregels (voor een totaalbedrag van ca € 794.016).

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

De gemeente moet voorkomen dat mensen en organisaties misbruik maken van regelingen, zoals subsidies of uitkeringen. Dit betekent dat de gemeente controleert of de maatregelen om misbruik te voorkomen, goed werken. Het gaat hierbij om derden die misbruik maken van de regelingen van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. We maken hierbij onderscheid tussen externe en interne signaleringen. Voor de externe signalering is op de website van de gemeente een mogelijkheid om het vermoeden van misbruik van uitkeringen of zorgverstrekkingen te melden.

In de vastgestelde nota Risicomanagement is vastgesteld hoe signaleringen in het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik herkend kunnen worden vanuit de volgende beheermaatregelen:

• Invoering en handhaving van de three lines model;

• Verbijzonderde interne controles met beoordeling van prestatieleveringen;

• Bij afwijkende signaleringen/waarnemingen wordt door Control een verdiepend onderzoek ingesteld en een rapport van bevindingen en aanbevelingen opgesteld;

• Integriteitsbeleid.

Bevindingen:

Prestatieleveringen
Binnen het proces van inkopen vindt er een controle plaats op de prestatielevering bij iedere inkoop. Vanuit de verbijzonderde interne controle en de interimcontrole van de accountant is geconstateerd dat deze controle niet eenduidig plaatsvindt. Het risico bestaat dat facturen worden betaald zonder dat er een prestatielevering aan ten grondslag ligt. In dit kader zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd die boven de rapporteringsgrens liggen. Verbetermaatregelen om dit risico te beperken worden met prioriteit uitgevoerd.

Totaal overzicht bruto bevindingen:

Volgens de Gemeentewet moet een begrotingswijziging in hetzelfde jaar door de raad worden vastgesteld; gebeurt dit niet, dan zijn bestedingen formeel onrechtmatig (bruto bevindingen). Conform de Financiële verordening 2025 Pijnacker-Nootdorp autoriseert de raad de begroting op programmaniveau. Begrotingsonrechtmatigheden die binnen dit raadsbeleid blijven, worden (hoewel onrechtmatig) als acceptabel beschouwd. Het restant wordt beschouwd als onrechtmatig (netto bevindingen).

Totaal overzicht netto bevindingen: