Centrumregeling samenwerking gemalendiensten

De colleges van de gemeenten Delft, Leidschendam-Voorburg en Pijnacker-Nootdorp werken samen aan het beheer en onderhoud van diverse types gemalen, randvoorzieningen en persleidingen. De drie colleges hebben de centrumregeling samenwerking gemalendiensten op 21 mei 2019 vastgesteld en daarmee is de centrumregeling vanaf 1 juni 2019 officieel van kracht geworden.

2022 was het derde operationele jaar van dit samenwerkingsverband. In deze paragraaf worden de belangrijkste ervaringen toegelicht.

Doel centrumregeling samenwerking gemalendiensten

Het doel van de centrumregeling is om een toekomstbestendige organisatie op te zetten die goed uitgerust is om aan de huidige en toekomstige problematiek rondom de diverse type gemalen, randvoorzieningen en persleidingen het hoofd te bieden. Het startpunt zijn de 3 K’s: Kwetsbaarheid, Kwaliteit en Kosten. De Kwetsbaarheid (bezetting) verminderen bij de uitvoering van de taak, de kwaliteit (prestaties van het systeem) naar een hoger plan tillen en daarop houden en op kosten (efficiency) voordeel behalen. Gaandeweg is daar Kennis bijgekomen, waardoor men nu spreekt van 4 K’s.

Wat is er in 2022 gedaan om dit doel te bereiken?

In 2022 hebben enkele personele wisselingen plaatsgevonden. Op 1 januari 2022 waren twee functies vacant: die van onderhoudsmonteur en van een adviseur. Gedurende het jaar zijn daarnaast de data analist en een tweede monteur vertrokken. Voor geen van de functies is een geschikte kandidaat gevonden waardoor het jaar is afgesloten met vier vacatures op een formatie van 6,5 FTE. Door deze onderbezetting is besloten om de uitvoerende onderhoudstaken volledig aan te besteden en is de inhuur van 0,5 FTE Beleidsadviseur Gemalen en Persleidingen met een jaar verlengd.

Door de beperkte bezetting lag de focus in 2022 primair op het verzorgen van het reguliere beheer en onderhoud van de diverse type gemalen, randvoorzieningen en persleidingen en is een aanbestedingsprocedure opgestart voor de onderhouds- en pikettaken, wat heeft geresulteerd in een aanbestedingscontract voor 4 jaar, ingaande op 1 februari 2023.

Verder is gewerkt aan de groei als kenniscentrum, zowel op operationeel als op data-analytisch vlak. Hierdoor konden er meer adviestaken opgepakt worden en ontwikkelt het team zich als een goede sparringpartner voor de aangesloten gemeenten bij renovatie- en nieuwbouwprojecten. Er is verder gewerkt aan een pilotproject op het gebied van circulariteit. Na een succesvolle pilot duurzaam biologisch afvalwaterbeheer in 2021 is deze verder uitgerold in 2022.

Tenslotte is in 2022 een tussentijdse evaluatie afgerond, waarin is teruggekeken op de oorspronkelijke doelen en uitgangspunten, en hebben we deze afgezet tegen de huidige stand van zaken. Het gebrek aan kundig personeel in dit vakgebied aan zowel de opdrachtgevers- als opdrachtnemerskant heeft ons genoodzaakt de uitvoerende taken volledig uit te besteden en om de binnen de NAD gemalendienst aanwezige specialistische kennis beter te benutten. De verschuiving in de dienstverlening naar toezichthoudende en adviserende taken vraagt om een aanpassing van de DVO’s, de rollen, taken en verantwoordelijkheden en daaruit voortvloeiend het functiehuis. Op basis van deze gewijzigde inzichten wordt in 2023 een stappenplan geformuleerd voor de komende jaren.

Komend jaar wordt verder een vervolg gegeven aan het verbeteren en optimaliseren van het areaal en het samenvoegen van de hoofdposten en het telemetriesysteem. De focus zal daarnaast liggen op het analyseren van de beschikbare data in de eigen en externe systemen, met onder andere tot doel om het aantal storingen terug te dringen.

Rol gemeente Pijnacker-Nootdorp

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is de centrumgemeente en daardoor (middels een volmacht van de overige twee colleges) verantwoordelijk voor de uitvoer van de taken voor het beheer en onderhoud van persleidingen en gemalen voor de drie gemeenten. De bedrijfsvoering van de centrumregeling is onderdeel van de bedrijfsvoering van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. De jaarrekening van de centrumregeling is daarmee onderdeel van de totale jaarrekening van de gemeente Pijnacker-Nootdorp.

Jaarrekening centrumregeling samenwerking gemalendiensten 2022

Voor de centrumregeling is onderstaande jaarrekening opgesteld. De kosten zijn toebedeeld aan de drie participerende gemeenten. De belangrijkste afspraken daarbij zijn:

1. Verdeling van de kosten op basis van de daadwerkelijk bestede uren per gemeente incl. gefactureerde kosten;

2. Tractie, overhead en ICT zijn gekoppeld aan de daadwerkelijk bestede uren per gemeente;

3. Iedere gemeente draagt 1/3 deel van de kosten voortkomend uit algemene uren (zoals opleiding);

4. Facturatie vindt plaats op basis van voorschotten. Aan het einde van het boekjaar wordt afgerekend op basis van werkelijk gemaakte kosten.

In onderstaande tabel zijn de jaarcijfers van de centrumregeling weergegeven.

Financiële risico’s

Financiële risico’s zijn niet voorzien. De redenen hiertoe zijn:

1. Taken met bijhorende begrotingen worden voorafgaand aan de start van het kalenderjaar vastgesteld in een dienstverleningsovereenkomst tussen de centrumgemeente en de “gast” gemeenten;

2. De begroting van de taken is gekoppeld aan de begroting van het gemeentelijk rioleringsplan, welke een kosten dekkende heffing kent;

3. De centrumregeling voert enkel beheer en onderhoud uit en kent daarmee een lager financieel risicoprofiel dan bij taken gerelateerd aan investeringen;

4. Enkel de kosten die gemaakt worden voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp komen ten laste van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Gemaakte kosten in de overige gemeenten worden direct verrekend met de betreffende “gast” gemeenten.